Als je met meerdere leveranciers werkt, is de verantwoordelijkheid voor onderhoud niet automatisch belegd. Dat is precies waar het in de praktijk vaak misgaat. Elke leverancier gaat ervan uit dat de ander verantwoordelijk is, terwijl de eindverantwoordelijkheid juridisch en operationeel altijd bij de opdrachtgever of de aangewezen beheerder van de installatie ligt. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over onderhoudsverantwoordelijkheid bij meerdere leveranciers, zodat jij weet waar je aan toe bent.

Hoe verdeel je onderhoudstaken bij meerdere leveranciers?

Onderhoudstaken verdeel je bij meerdere leveranciers door per component of systeem schriftelijk vast te leggen wie verantwoordelijk is voor welke werkzaamheden, op welk moment en onder welke voorwaarden. Zonder een duidelijke taakverdeling op papier ontstaan er blinde vlekken: taken die iedereen verwacht dat een ander uitvoert, maar die uiteindelijk door niemand worden opgepakt.

Een werkbare aanpak begint met een volledige inventarisatie van alle installaties op je locatie, inclusief elektromotoren, pompen, ventilatoren, frequentieregelaars en aandrijvingen. Per installatie leg je vast:

• Welke leverancier of servicepartij verantwoordelijk is voor preventief onderhoud
• Wie het eerste aanspreekpunt is bij een storing
• Welke onderhoudsintervallen gelden en wie deze bewaakt
• Hoe de communicatie verloopt bij overdracht van werkzaamheden tussen partijen
• Wie de eindrapportage bijhoudt en beheert

Zorg er ook voor dat leveranciers op de hoogte zijn van elkaars werkzaamheden. Wanneer een monteur van leverancier A werkzaamheden uitvoert aan een installatie die ook door leverancier B wordt bediend, kan onvoldoende afstemming leiden tot fouten, dubbel werk of juist gemiste handelingen. Een centrale onderhoudscoördinator aan jouw kant, zoals een maintenance engineer of technisch manager, is daarbij onmisbaar.

Wat zijn de risico’s van onduidelijke onderhoudsverantwoordelijkheid?

Onduidelijke onderhoudsverantwoordelijkheid vergroot de kans op ongeplande stilstand, schade aan installaties en conflicten over aansprakelijkheid. Wanneer niet helder is wie waarvoor verantwoordelijk is, worden onderhoudstaken uitgesteld of overgeslagen, met directe gevolgen voor de productiecontinuïteit en de totale bedrijfskosten.

De meest voorkomende risico’s zijn:

• Gaten in het onderhoud: Taken vallen tussen wal en schip omdat elke leverancier ervan uitgaat dat een andere partij ze uitvoert.
• Vertraagd storingsherstel: Bij een defect is onduidelijk wie als eerste moet handelen, wat kostbare tijd kost.
• Aansprakelijkheidsdiscussies: Als een installatie uitvalt, wijzen leveranciers naar elkaar. Zonder duidelijke contractuele afspraken sta je als opdrachtgever alleen.
• Verlies van onderhoudshistorie: Wanneer meerdere partijen werken aan dezelfde installatie zonder gedeelde rapportage, ontbreekt het overzicht van wat er is gedaan en wanneer.
• Verhoogde slijtage: Installaties die niet op het juiste moment worden onderhouden, slijten sneller en gaan korter mee, wat de total cost of ownership verhoogt.

Het risico is niet alleen operationeel. In omgevingen met strenge veiligheidseisen, zoals de chemische industrie of de voedingsmiddelenindustrie, kan onduidelijkheid over onderhoudsverantwoordelijkheid ook compliance-problemen opleveren, zeker wanneer ATEX-gecertificeerde installaties betrokken zijn.

Wie is verantwoordelijk bij een storing aan een elektromotor of aandrijving?

Bij een storing aan een elektromotor of aandrijving is de partij verantwoordelijk die contractueel de storingsafhandeling heeft toegewezen gekregen. Is dat niet vastgelegd, dan ligt de operationele verantwoordelijkheid bij de eigenaar of beheerder van de installatie, niet automatisch bij de leverancier van het betreffende onderdeel.

In de praktijk werkt dit als volgt: een leverancier die alleen het product heeft geleverd, is doorgaans niet verplicht om bij een storing ter plaatse te komen, tenzij dit expliciet is afgesproken in een servicecontract of onderhoudsovereenkomst. Heb je een storingsdienst afgesproken met een servicepartner, dan is die partij verantwoordelijk voor een snelle reactie en het herstel van de installatie.

Dat onderscheid is cruciaal. Een leverancier levert een product en draagt daarvoor garantie binnen de afgesproken voorwaarden. Een servicepartner heeft een bredere verplichting: hij is verantwoordelijk voor het operationeel houden van de installatie, ook als het misgaat. Zorg er dus voor dat bij elke kritieke installatie schriftelijk is vastgelegd wie bij een storing als eerste wordt gebeld, binnen welke tijd een reactie wordt verwacht en wie de eindverantwoordelijkheid draagt voor het herstel.

Wat is het verschil tussen een leverancier en een servicepartner?

Een leverancier levert producten of onderdelen en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van wat hij levert. Een servicepartner gaat verder: die neemt ook verantwoordelijkheid voor de werking van de installatie na levering, inclusief onderhoud, storingsherstel en proactief advies. Het verschil zit in de reikwijdte van de betrokkenheid en de continuïteit van de relatie.

Wat een leverancier biedt

Een leverancier zorgt voor de juiste producten op het juiste moment, tegen de afgesproken prijs en kwaliteit. De relatie stopt doorgaans bij de oplevering. Garantieafspraken gelden voor het product zelf, maar niet voor de prestaties van de installatie als geheel. Bij problemen na levering ben je afhankelijk van wat er contractueel is vastgelegd, en dat is bij een puur leveranciersrelatie vaak beperkt.

Wat een servicepartner biedt

Een servicepartner denkt mee over de volledige levenscyclus van je installatie. Dat betekent niet alleen levering, maar ook onderhoud op locatie, revisie, metingen, storingsafhandeling en advies over optimalisatie. Een goede servicepartner kent jouw installaties, begrijpt jouw productieproces en kan proactief ingrijpen voordat problemen ontstaan. Dat maakt het verschil tussen correctief onderhoud, dat altijd duur en verstorend is, en gepland onderhoud dat de continuïteit bewaakt.

Wanneer is één vaste onderhoudspartner beter dan meerdere leveranciers?

Een vaste onderhoudspartner is beter dan meerdere leveranciers zodra de complexiteit van je installaties, de impact van stilstand of de veiligheidseisen zo groot worden dat coördinatie tussen partijen meer risico oplevert dan het oplevert aan flexibiliteit. Voor de meeste middelgrote en grote industriële bedrijven is dat punt eerder bereikt dan verwacht.

De voordelen van één vaste onderhoudspartner zijn concreet:

• Eén aanspreekpunt: Je weet altijd wie je moet bellen, ook bij een storing buiten kantooruren.
• Gedeelde kennis van jouw installaties: Een vaste partner bouwt kennis op over jouw specifieke situatie, wat leidt tot sneller en beter onderhoud.
• Consistente rapportage: Alle werkzaamheden worden bijgehouden in één systeem, wat inzicht geeft in trends en slijtagepatronen.
• Minder coördinatielast: Je hoeft niet langer te bewaken wie wat doet en wanneer. Dat neemt de partner van je over.
• Lagere total cost of ownership: Gepland en predictief onderhoud door één partij die jouw installaties kent, voorkomt onnodige reparaties en verlengt de levensduur van apparatuur.

Meerdere leveranciers kunnen zinvol zijn voor de inkoop van producten, maar voor het onderhoud van kritieke installaties, zoals elektromotoren, pompen, ventilatoren en frequentieregelaars, weegt de eenduidigheid van één servicepartner zwaarder dan de vermeende flexibiliteit van meerdere partijen. Zeker in omgevingen waar ATEX-certificering of andere compliancevereisten gelden, is aantoonbare verantwoordelijkheid bij één partij een vereiste, geen luxe.

Hoe EME helpt bij onderhoudsverantwoordelijkheid

EME treedt op als vaste servicepartner voor industriële bedrijven die grip willen houden op hun onderhoudsverantwoordelijkheid, zonder de coördinatielast van meerdere leveranciers. Concreet biedt EME:

• Een volledige inventarisatie van alle elektromotoren, pompen, ventilatoren en aandrijvingen op jouw locatie
• Vier vormen van onderhoud: predictief, proactief, preventief en correctief, afgestemd op jouw productieproces
• 24/7 storingsdienst met vakbekwame monteurs die op locatie komen
• Alle werkzaamheden uitgevoerd onder ATEX- en Siemens-certificering
• Transparante rapportage van alle uitgevoerde werkzaamheden, zodat de onderhoudshistorie altijd inzichtelijk is
• Een breed dienstenaanbod van revisie en levering tot trillingsmetingen, uitlijning en condition monitoring, alles onder één dak

Met meer dan 40 jaar ervaring in aandrijf- en besturingstechniek weet EME wat er nodig is om installaties betrouwbaar en kostenefficiënt te houden. Wil je weten hoe EME de onderhoudsverantwoordelijkheid voor jouw installaties kan overnemen? Neem contact op en we bespreken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.