Uitgevoerd onderhoud aantoonbaar maken voor audits en ATEX-compliance doe je door elk uitgevoerd werkmoment vast te leggen in een gestructureerd onderhoudslogboek: wat is gedaan, door wie, wanneer, met welke middelen en op basis van welk voorschrift. Voor ATEX-omgevingen geldt daarnaast dat de uitvoerende partij aantoonbaar gecertificeerd moet zijn en dat de documentatie voldoet aan de eisen uit Richtlijn 1999/92/EG en de bijbehorende nationale wetgeving.

Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een praktisch instrument om bij een inspectie van de Arbeidsinspectie snel en overtuigend aan te tonen dat installaties veilig worden beheerd. De vragen hieronder geven een concreet overzicht van wat verplicht is, hoe je registreert en hoe je je voorbereidt op een audit.

Welke documenten zijn verplicht bij ATEX-onderhoud?

Bij ATEX-onderhoud zijn minimaal de volgende documenten verplicht: een actueel explosieveiligheidsdocument (EVD), een overzicht van de zoneclassificatie van de installatie, onderhoudsinstructies per apparaat of systeem, en een logboek van alle uitgevoerde werkzaamheden inclusief de naam van de uitvoerende partij en haar certificering. Zonder deze documenten is naleving van de ATEX-richtlijnen niet aantoonbaar.

Het explosieveiligheidsdocument is de basis van elk ATEX-compliancedossier. Hierin staat beschreven welke gevaarlijke zones aanwezig zijn, welke apparatuur in die zones is toegestaan en welke maatregelen zijn genomen om explosiegevaar te beheersen. Dit document moet actueel worden gehouden: elke wijziging aan de installatie of de werkomgeving vereist een herziening.

Daarnaast zijn de technische dossiers van de gebruikte apparatuur van belang. Elk apparaat dat in een ATEX-zone wordt ingezet, moet voorzien zijn van een CE-markering met ATEX-codering en een bijbehorende conformiteitsverklaring. Bewaar deze documenten geordend per installatie of locatie, zodat ze bij een inspectie direct beschikbaar zijn.

Hoe leg je uitgevoerd onderhoud vast op een auditwaardige manier?

Auditwaardige onderhoudsdocumentatie bevat voor elke interventie minimaal: de datum, de omschrijving van de werkzaamheden, de naam en kwalificatie van de uitvoerder, de gebruikte onderdelen of materialen, en de bevindingen na afronding. Registreer dit consequent in een digitaal of fysiek onderhoudslogboek dat gekoppeld is aan de betreffende installatie of het betreffende apparaat.

Een veelgemaakte fout is het achteraf reconstrueren van onderhoud op basis van geheugen of losse notities. Dit is bij een audit direct herkenbaar en ondermijnt de geloofwaardigheid van het gehele dossier. Gebruik in plaats daarvan werkorders die vooraf worden aangemaakt en direct na uitvoering worden afgetekend door de verantwoordelijke technicus.

Koppel elke werkorder aan een uniek asset-ID of serienummer van de machine. Zo is bij een audit altijd traceerbaar welk onderhoud op welk moment aan welk apparaat is uitgevoerd. Voor onderhoud op locatie geldt bovendien dat ook de reistijd, de aanvangstijd en de eindtijd worden vastgelegd, omdat dit inzicht geeft in de responstijd bij storingen.

Wat is het verschil tussen correctief en preventief onderhoud in ATEX-registraties?

In ATEX-registraties is het onderscheid tussen correctief en preventief onderhoud inhoudelijk en juridisch relevant. Preventief onderhoud is gepland en gebaseerd op vastgestelde intervallen of conditiemetingen. Correctief onderhoud vindt plaats na een storing of defect. Beide typen moeten worden geregistreerd, maar correctief onderhoud vereist aanvullende documentatie over de oorzaak van het defect en de genomen herstelmaatregelen.

Bij preventief onderhoud volstaat in de meeste gevallen een standaardwerkorder met verwijzing naar het onderhoudsplan. Bij correctief onderhoud verwacht een auditor ook een oorzaakanalyse: wat is er misgegaan, waarom, en welke maatregel voorkomt herhaling? Dit is met name van belang in ATEX-zones, omdat een onverwachte storing daar veiligheidsrisico’s met zich meebrengt.

Vanuit complianceperspectief is preventief onderhoud te prefereren boven correctief onderhoud, omdat het aantoont dat de organisatie proactief risico’s beheerst. Een goed gedocumenteerd preventief onderhoudsprogramma versterkt de positie van een bedrijf bij elke audit aanzienlijk.

Wanneer moet onderhoud worden uitgevoerd door een gecertificeerde partij?

Onderhoud in ATEX-zones moet altijd worden uitgevoerd door een partij die aantoonbaar gekwalificeerd is voor werkzaamheden in explosiegevaarlijke omgevingen. Dit betekent dat de uitvoerder beschikt over relevante ATEX-certificering en kennis van de toepasselijke normen, zoals de NEN-EN-IEC 60079-reeks. Voor elektromotoren, frequentieregelaars en andere elektrische installaties in gevarenzones is dit een harde eis.

In de praktijk geldt dat elke interventie aan ATEX-gecertificeerde apparatuur de certificeringsstatus van dat apparaat kan beïnvloeden. Wordt onderhoud uitgevoerd door een niet-gecertificeerde partij, dan vervalt in veel gevallen de conformiteitsverklaring van het apparaat. Dit heeft directe gevolgen voor de verzekeringsaansprakelijkheid en de wettelijke compliance van de installatie.

Vraag bij elke externe onderhoudsleverancier om een kopie van de relevante certificeringen en bewaar deze als onderdeel van het onderhouds- en compliancedossier. Dit is een standaardverwachting bij elke serieuze ATEX-audit. Bekijk de beschikbare onderhoudsdiensten en bijbehorende kwalificaties voordat je een partner selecteert.

Hoe bereid je je voor op een ATEX-audit van de arbeidsinspectie?

Een goede voorbereiding op een ATEX-audit van de Arbeidsinspectie bestaat uit drie stappen: zorg dat alle verplichte documenten actueel en geordend beschikbaar zijn, controleer of alle uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden volledig zijn geregistreerd, en verifieer dat de uitvoerende partijen aantoonbaar gecertificeerd zijn. Een interne pre-audit op basis van deze drie punten geeft snel inzicht in eventuele lacunes.

Controleer specifiek of het explosieveiligheidsdocument nog overeenkomt met de huidige situatie op de werkvloer. Wijzigingen in de installatie, de indeling van de ruimte of de gebruikte stoffen moeten daarin zijn verwerkt. Een verouderd EVD is een van de meest voorkomende tekortkomingen die inspecteurs signaleren.

Zorg ook dat medewerkers die betrokken zijn bij onderhoud in ATEX-zones aantoonbaar zijn getraind. Trainingsregistraties, toolboxmeetings en instructieverslagen zijn onderdeel van een compleet compliancedossier. Bij een onverwachte storing in een ATEX-zone is het bovendien van belang dat de respons gedocumenteerd verloopt: wie is gebeld, wat is er besloten, en welke veiligheidsmaatregelen zijn genomen voordat de interventie startte.

Hoe EME helpt met ATEX-compliance en onderhoudsdocumentatie

EME ondersteunt industriële bedrijven bij het aantoonbaar en auditproof maken van hun onderhoud aan elektromotoren, pompen, ventilatoren en frequentieregelaars in ATEX-omgevingen. Als ATEX-gecertificeerde en Siemens-gecertificeerde specialist met meer dan 40 jaar ervaring biedt EME een volledig servicepartnership waarbij documentatie en compliance standaard onderdeel zijn van de dienstverlening.

• ATEX-gecertificeerde revisie en onderhoud van elektromotoren en aandrijftechniek, inclusief rapportage die voldoet aan auditvereisten
• Volledige onderhoudsdocumentatie per interventie: werkorders, bevindingen, gebruikte onderdelen en kwalificaties van de uitvoerder
• Preventieve onderhoudsplanning op basis van conditiemetingen, vibratiemetingen en inspecties, zodat ongeplande stilstand wordt voorkomen
• 24/7 storingsdienst met gedocumenteerde respons, ook in ATEX-zones
• Ondersteuning bij auditvoorbereiding: EME kan als gecertificeerde uitvoerende partij direct bijdragen aan een sluitend compliancedossier

Wil je weten hoe EME jouw organisatie kan ondersteunen bij ATEX-compliance en aantoonbaar onderhoud? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.